Código de Conducta
En nuestra sociedad, una serie de principios fundamentales orientan tanto el comportamiento individual, como el colectivo. Del mismo modo, en el ámbito empresarial, las organizaciones están en el deber de establecer pautas y lineamientos de conducta con el propósito de compartirlos con sus colaboradores y diferentes partes interesadas, como proveedores, consumidores, socios comerciales y la comunidad en general.
En ese sentido, el presente Código de Conducta expresa los valores del Grupo Boticário₁ y tiene por objetivo proporcionar una guía clara y coherente para todos sus colaboradores, independientemente de su cargo o función.
Al adherirnos a los valores y normas definidos en este documento, construiremos una cultura corporativa sólida y positiva que promoverá la integridad, el respeto y el éxito responsable.
₁ Somos un grupo de 15 marcas propias que está presente en más de 50 países con más de 4.000 tiendas físicas. Para conocer más sobre el Grupo Boticário consulta nuestra página web www.grupoboticario.com.br
Somos inquietos e inconformados diante de tudo o que pode melhorar. Por isso, o Portal de Compliance passou por uma revisão, natural do processo de evolução, e, visando apresentar as informações de Conduta de uma forma mais acessível e fácil, se transformou no Portal Conduta GB.
Nuestra Conducta es la base de Nuestra Forma de Ser y Hacer, la cual está formada por nuestro Propósito y Esencias:
PROPÓSITO: Crear oportunidades de belleza para transformar la vida de cada uno y así transformar el mundo que nos rodea.
ESENCIAS:
- Hacemos brillar los ojos de nuestros clientes
- Somos inquietos
- Cultivamos nuestras relaciones
- Nos apasiona la ejecución
- Buscamos el éxito responsable
Para consultar los detalles de cada Esencia, consulte las informaciones disponibles en: www.grupoboticario.com.br/es/nuestras-esencias-y-nuestro-proposito/
Para todos los efectos, el Grupo Boticário en Colombia aplica y respeta la legislación colombiana y la legislación de los países en los que opera.
La gestión del Grupo Boticário en Colombia está guiada por el respeto a los derechos humanos y al medio ambiente. Esta filosofía constituye la esencia del Grupo Boticário y se refleja en la adhesión a compromisos y movimientos globales y nacionales.
Consulte la lista completa en: www.grupoboticario.com.br/es/certificaciones/
El Código de Conducta le es aplicable a todos los colaboradores 2 del Grupo Boticário en Colombia, accionistas, directivos y a todos comprometidos formalmente al cumplimiento y observancia del presente Código de Conducta,. Así mismo, el Grupo Boticário espera que los comportamientos de sus proveedores y contratistas estén permanentemente alineados con las directrices incorporadas en este documento, especial, pero no exclusivamente, cuando se encuentren en sus instalaciones, durante la ejecución de los compromisos comerciales contraídos con el Grupo Boticário en Colombia, y/o cuando proporcionen servicios a su nombre.
El incumplimiento por parte de los colaboradores del Grupo Boticário en Colombia de las normas legales, de los reglamentos internos o de los deberes y obligaciones establecidos en este Código de Conducta, podrá dar lugar a investigaciones de carácter disciplinario y a la imposición de las sanciones que correspondan según la normatividad aplicable.
₂ Para todos los efectos de este Código de Conducta, se entiende por colaborador todo trabajador, trabajador temporal, pasante, aprendiz y representante legal de Grupo Boticario en Colombia.
La versión actualizada y vigente del Código de Conducta está publicada en el Portal Conducta GB (conducta.grupoboticario.co).
El Código de Conducta se revisa periódicamente para garantizar que refleje los cambios y avances en nuestros negocios. Por esta razón, recomendamos siempre consultar el portal para acceder a la versión más actualizada.
Mantenerse informado sobre los últimos cambios es esencial para asegurar que nuestras acciones sigan alineadas con los principios y valores del Grupo Boticário.
Un entorno laboral positivo y saludable se construye sobre el compromiso de cada individuo de asumir la responsabilidad de actuar de forma ética y correcta.
Se espera que todos los colaboradores contribuyan activamente en prevenir cualquier situación que potencialmente pueda afectar a sus compañeros o a la reputación del Grupo Boticário, ya sea de manera directa o indirecta.
Los superiores jerárquicos del Grupo Boticário en Colombia tienen un rol fundamental al interior de la compañía al ser considerados como ejemplos a seguir, por lo tanto, deben basar su gestión diaria en las directrices establecidas en este Código de Conducta. Además, recae en ellos la responsabilidad de comunicar, difundir y garantizar el cumplimiento efectivo por parte de sus equipos de las normas y directrices internas del Grupo Boticário en Colombia.
En el Grupo Boticário en Colombia nos esforzamos por mantener un ambiente laboral que esté alineado con las directrices establecidas en nuestras políticas internas. En ese sentido, valoramos la contribución de todos nuestros colaboradores para detectar rápidamente aquellas situaciones contrarias a los principios incorporados en este documento. Estas situaciones serán cuidadosamente analizadas y abordadas de la manera más apropiada.
Si has experimentado o presenciado alguna situación que vaya en contra del Código de Conducta, siempre podrás discutirla con tu superior jerárquico o con el representante de Recursos Humanos de tu zona.
También si lo prefieres, puedes abordarla directamente informando la situación al Canal de Conducta.
El Canal de Conducta está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través del sitio web (conducta.grupoboticario.co) o vía telefónica (01-800-5189131).
Es compromiso de todos mantener un ambiente laboral en el cual se fomente la libertad para preguntar, expresar preocupaciones y reportar posibles irregularidades de manera abierta. Por lo tanto, no se permitirá ni se tolerará represalias de cualquier orden, en ningún caso.
La cooperación y la confidencialidad son pilares fundamentales para el cumplimiento del Código de Conducta, ya seas un colaborador que deba informar sobre alguna conducta o mala práctica, o un profesional autorizado para apoyar el proceso de análisis y gestión de dicha situación.
11.1. RELACIONES CON LOS COLABORADORES
“Cultivamos nuestras relaciones” y “Buscamos el éxito responsable” son dos de las cinco esencias del Grupo Boticário y la base de la forma de ser y hacer de las empresas que lo conforman. Tanto el resultado, como el proceso, son igualmente importantes para nosotros. Por lo tanto, consideramos no solo aspectos financieros, sino también los intereses de nuestros colaboradores, consumidores, socios comerciales y proveedores.
Creemos en la importancia de un entorno profesional ético que fomente la responsabilidad, el compromiso y la confianza, al mismo tiempo que sea saludable, seguro y agradable. La relación entre nuestros colaboradores debe ser acogedora, basada en el respeto y la igualdad de derechos. El cuidado de este entorno es un deber de todos y recae en los superiores jerárquicos de la compañía el papel de ser ejemplos a seguir.
11.1.1. DERECHOS HUMANOS EN EL TRABAJO
En el Grupo Boticário entendemos que, para ser productivos y al mismo tiempo atractivos, el entorno laboral también debe favorecer las relaciones respetuosas entre las personas. Por ello, al interior de la compañía promovemos el respeto a la libertad individual, las características personales diferentes y el trato digno entre todos los colaboradores. Los derechos humanos deben ser respetados en todas las circunstancias.
En el Grupo Boticário creemos en la belleza de las relaciones. Valoramos y respetamos la diversidad, y rechazamos la práctica de actos discriminatorios.
11.1.2. RELACIONES INTERNAS
Animamos a todos nuestros colaboradores a ir más allá de las expectativas para que su desempeño contribuya a un entorno innovador, reflejado en productos y servicios reconociblemente diferenciados. Recuerda que “Somos Inquietos” es una de las esencias del Grupo Boticário.
En la interacción entre los equipos de trabajo, los superiores jerárquicos de la compañía deben incentivar el desarrollo profesional de todos los niveles jerárquicos, promoviendo la excelencia de las actividades y la claridad de los objetivos.
Adicionalmente, en el Grupo Boticário solemos comunicar los hechos relevantes a nuestro público interno antes de divulgarlos al mercado. Con esta práctica buscamos reforzar la transparencia en la relación con nuestros colaboradores.
11.1.3. ACOSO Y DISCRIMINACIÓN
“Cultivamos nuestras relaciones” es una de las esencias del Grupo Boticário. En ese sentido, no se toleran comportamientos abusivos que puedan interpretarse como intimidación, acoso sexual o cualquier abuso de poder.
Todos deben ser tratados con respeto y dignidad. No se aceptan conductas físicas o verbales que sean humillantes para los demás, ni ningún acto o acción discriminatoria que interfiera con el desempeño funcional o que cree un ambiente de trabajo intimidante, abusivo, hostil u ofensivo.
En el Grupo Boticário valoramos la diversidad, la equidad y la inclusión. Respetamos y promovemos el respeto a todas las personas, independientemente de sus características personales, ya sea por raza, ascendencia, religión, género, orientación sexual, nacionalidad, ciudadanía, origen, estado civil, nivel socioeconómico, discapacidad física o mental, edad, entre otros.
CONSEJO: Las situaciones contrarias a las pautas del Código de Conducta deben ser tratadas de manera prioritaria y ser comunicadas a tu superior jerárquico. También puedes consultar al representante de Recursos Humanos de tu zona, o si lo prefieres, presentar la denuncia directamente a través del Canal de Conducta.
11.1.4. PROTECCIÓN Y USO DE LOS ACTIVOS Y RECURSOS FÍSICOS DEL GRUPO BOTICÁRIO
El Grupo Boticário en Colombia invierte en infraestructura adecuada, ya sea en mobiliario o equipamiento. El uso de esta propiedad debe ser para fines profesionales por cuenta del Grupo Boticário de acuerdo con las licencias, términos y condiciones aplicables. Las herramientas tecnológicas instaladas en el ordenador son de uso exclusivamente profesional y están sujetas a seguimiento.
Es responsabilidad de todos velar por el cuidado y uso correcto de los bienes del Grupo Boticário, lo cual implica tomar medidas para prevenir la depreciación o el uso inadecuado de nuestros activos, tales como: activos financieros, vehículos, servicio de taxi, suministros de oficina, equipos, computadoras, redes, software, teléfonos, servicios de Internet, mobiliario, entre otros.
Cuida lo que pertenece al Grupo Boticario como si fuera tuyo.
Además de la responsabilidad de cada colaborador, los superiores jerárquicos de la compañía tienen un papel fundamental para orientar a su equipo en el cuidado de nuestros bienes y activos.
11.1.5. VENTA DE PRODUCTOS EN LAS INSTALACIONES DEL GRUPO BOTICÁRIO
La excepcional venta de productos al interior de las instalaciones del Grupo Boticário está permitida, siempre y cuando no afecte negativamente el adecuado desarrollo de las labores de los colaboradores, los productos provengan de fuentes legitimas y/o no entren en conflicto con el negocio, intereses y sectores de actuación del Grupo Boticário.
Se prohíbe a los colaboradores hacer colectas, rifas y suscripciones o cualquier clase de propaganda en los lugares de trabajo, de conformidad con la legislación laboral vigente, so pena de las sanciones disciplinarias correspondientes.
11.1.6. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
Es esencial que el uso de herramientas tecnológicas siempre se ajuste a los límites legales y que se realice de buena fe. Adicionalmente, su uso no podrá contradecir los valores y directrices internas del Grupo Boticário.
11.1.7. COMPORTAMIENTO Y VESTIMENTA
En el Grupo Boticário valoramos la variedad de estilos y entendemos que la vestimenta y los accesorios son manifestaciones de preferencias y personalidades.
En las áreas y actividades donde el uniforme sea obligatorio, éste se deberá utilizar de acuerdo con los lineamientos internos y las normas de seguridad aplicables.
Se espera que todos los colaboradores elijan atuendos apropiados para el entorno laboral y los eventos corporativos. Esto no significa renunciar al respeto por el estilo de cada uno.
11.1.8. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
La salud, la calidad de vida y la seguridad de todos los colaboradores y socios comerciales son de suma importancia para el Grupo Boticário. De esta forma, es obligatorio velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos de seguridad, por ejemplo, con el uso obligatorio de uniformes y equipos de protección personal (EPP) cuando resulte necesario para el tipo de labor desempeñada. Como precaución adicional, se espera que los colaboradores comuniquen a su superior jerárquico cualquier situación que amenace la integridad física de las personas dentro de las instalaciones del Grupo Boticário.
USO DE ALCOHOL, DROGAS, PORTE DE ARMAS Y VIOLENCIA EN EL TRABAJO:
El Grupo Boticário fomenta el equilibrio físico, emocional, intelectual y social de sus colaboradores y promueve la adopción y práctica de hábitos saludables para el bienestar y la seguridad de todos.
- ALCOHOL: Está prohibido ingresar y/o permanecer en las instalaciones del Grupo Boticário en Colombia o ejecutar cualquier actividad relacionada con el Grupo, bajo los efectos de bebidas alcohólicas. El consumo de bebidas alcohólicas al interior de las instalaciones del Grupo Boticário en Colombia se encuentra limitado a las celebraciones autorizadas por el Country Manager, siempre que sea con moderación y de manera que no perjudique las actividades desempañadas ni influya en ningún tipo de comportamiento que pueda violar las directrices del Código de Conducta. Si el colaborador está conduciendo, no debe consumir bebidas alcohólicas, de conformidad con la legislación aplicable.
- DROGAS: Está prohibido consumir, poseer, ingresar y/o permanecer bajo los efectos de cualquier tipo de droga ilícita o alucinógena en las instalaciones del Grupo Boticário o durante el ejercicio de las actividades a cargo del colaborador.
- PORTE DE ARMAS: Está prohibido el porte, almacenamiento o conservación de cualquier tipo de arma en las instalaciones del Grupo Boticário o durante el ejercicio de las actividades a cargo del colaborador. Los prestadores de servicios que eventualmente utilicen armas como herramienta de trabajo deberán estar debidamente autorizados, identificados y técnicamente calificados y habilitados para ello.
- VIOLENCIA: Está prohibido ejercer cualquier tipo de violencia, ya sea física, psicológica, sexual, patrimonial, moral u otra, hacia cualquier persona.
11.1.9. RELACIONES AFECTIVAS Y VÍNCULOS DE PARENTESCO ENTRE LOS COLABORADORES
Los relacionamientos profesionales y afectivos podrán coexistir en el ambiente de trabajo. Sin embargo, los asuntos íntimos y privados no deben interferir en la rutina laboral, incluyendo discusiones o muestras públicas de afecto. El Grupo Boticário no se opone a las relaciones sentimentales o familiares entre colaboradores, siempre y cuando no exista subordinación directa o indirecta, ni conflictos de interés en los términos de este Código de Conducta y de las directrices internas de la compañía y del Grupo Boticário.
11.1.10. CONFLICTOS DE INTERÉS
Existe conflicto de interés, real o potencial, cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses, bien sea porque el acto en cuestión: (i) puede beneficiar directa o indirectamente intereses privados que son contrarios a los intereses del Grupo Boticário, o (ii) puede causar daños o pérdidas al Grupo Boticário.
Los colaboradores no pueden utilizar su relación con el Grupo Boticário para obtener ventajas indebidas para sí mismos o favorecer indebidamente a otros negocios o personas. Deben evitar incluso la apariencia de un conflicto de interés que pueda hacer que otros duden de su sentido de integridad.
Los colaboradores tampoco pueden realizar actividades externas que: (i) involucren información confidencial del Grupo Boticário, (ii) estén en conflicto con los negocios del Grupo Boticário, o (iii) que comprometan sus funciones en la empresa.
En cuanto tengas conocimientos o dudas sobre el tema, puedes enviar un correo electrónico a [email protected] y te orientaremos sobre la mejor manera de proceder.
11.1.11. PROPIEDAD INTELECTUAL
La propiedad intelectual es uno de nuestros activos más valiosos. Así, todas las marcas, innovaciones, patentes, mejoras, procesos, productos, diseños, modelos, técnicas, secretos comerciales, logotipos, diagramas, información financiera, comercial o de mercado, ideas, know-how, formulaciones, procesos de negocio, investigación o cualquier otra actividad de carácter no material que se desarrolle para el Grupo Boticário, ya sea por sus colaboradores o por terceros contratados por éste, son propiedad exclusiva de del Grupo Boticário, según corresponda, y deben ser siempre protegidos y tratados con absoluta confidencialidad y reserva, so pena de las sanciones legales aplicables.
11.1.12. POSTURA ANTE MEDIOS, PRENSA Y PRESENTACIONES PÚBLICAS
El Grupo Boticário y sus marcas, tienen presencia espontánea y libre en los medios de comunicación. Para garantizar una comunicación precisa, comprensible y coherente, todas las relaciones con la prensa son gestionadas por el equipo interno encargado de Comunicación y Reputación del Grupo Boticário en Colombia, el cual es el responsable de definir y autorizar las divulgaciones, de acuerdo con la estrategia de comunicaciones previamente definida por la compañía.
Si un colaborador es invitado a participar en eventos y conferencias (presenciales o virtuales), brindar información para trabajos académicos o escribir artículos sobre el Grupo Boticário, es importante que el colaborador informe con anticipación a su Country Manager para que, juntos, definan lo que puede ser divulgado sin violar criterios de confidencialidad o causar daño a la compañía. Es fundamental compartir la invitación con el área responsable de Comunicación y Reputación para garantizar la mejor exposición para el colaborador invitado y la empresa. Dicha área orientará al colaborador y le brindará la información complementaria que requiera.
11.1.13. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL E INTERACCIONES SOCIALES
Durante el ejercicio de ciertos roles es inherente que algunos colaboradores tengan acceso a información confidencial relacionada con las estrategias comerciales del Grupo Boticário, tales como fórmulas de productos, métodos operativos, datos personales, información de colaboradores, clientes y proveedores, modelos de negocio, entre otros.
Esta información es de carácter confidencial y no puede ser divulgada bajo ninguna circunstancia, ni utilizada para obtener ventajas o beneficios personales. Dicha obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso tras la terminación del contrato de trabajo o de cualquier otro vínculo comercial o contractual entre el colaborador y el Grupo Boticário.
Cualquier información sobre el Grupo Boticário que, de ser divulgada, pueda beneficiar a la competencia, violar la privacidad de los colaboradores, socios comerciales y clientes, o que pueda perjudicar al Grupo Boticário, debe ser tratada como confidencial.
Para garantizar la seguridad de la información, recomendamos:
1) EN LUGARES PÚBLICOS:
- En lugares como restaurantes, servicios de transporte, eventos, u otros espacios públicos, se recomienda hablar de negocios sólo cuando sea necesario y siempre con neutralidad y suficiente discreción.
- En los aeropuertos, al ser lugares de gran concentración de personas, se recomienda que el uso de computadores en las salas de espera y a bordo de las aeronaves, se realice con el debido cuidado para evitar el hurto de los equipos y la exposición de información estratégica o confidencial.
2) EN EL GRUPO BOTICÁRIO O EN UN ENTORNO REMOTO:
- Es fundamental estar atento a la circulación de documentos confidenciales, correos electrónicos y otras herramientas de comunicación y asegurarse de que lleguen a su destinatario, sin desviaciones. Así mismo, se cuidadoso en no dejar información expuesta en los escritorios, pantallas o en la mesa
- Las contraseñas y otras claves de acceso a los sistemas internos son individuales e intransferibles.
- Los colaboradores que trabajen con información confidencial impresa deben guardarla en un cajón cerrado con llave cuando no estén en su escritorio.
- Se recomienda que los colaboradores que sean abordados para discutir sobre percepciones del segmento o competidores, eviten participar en este tipo de conversaciones. Esta recomendación se basa en la protección de datos e información del negocio del Grupo Boticário.
- Cualquier evento que represente un riesgo para la seguridad de la información debe ser comunicados al área de Seguridad de la Información del Grupo Boticário.
3) CON INTERNET Y REDES SOCIALES:
El Grupo Boticário valora el uso ético, seguro y legal de las nuevas tecnologías de comunicación e interacción, incluidas las redes sociales, como Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, X, entre otras, y canales internos como Slack. Está prohibida la divulgación de información, interna o externa al Grupo Boticário, como imágenes, videos, comentarios, publicaciones, datos e informaciones, por parte de los colaboradores en comunidades virtuales, foros de discusión y/o en sus redes sociales.
Además, Grupo Boticário repudia el uso de las redes sociales, por parte de colaboradores y personas relacionadas, para cometer delitos, acoso, discriminación, represalias, actos ilícitos, poco éticos o contrarios a las conductas aquí sugeridas.
4) CON DATOS PERSONALES:
Es compromiso del Grupo Boticário cumplir con las leyes que salvaguardan la privacidad y los datos personales de todos los grupos con los que interactúa, como colaboradores, consumidores, proveedores, socios comerciales, entre otros.
Es fundamental que el uso y manejo de estos datos se realice con ética, transparencia y responsabilidad, respetando la finalidad para la cual fueron recopilados y considerando la necesidad del tratamiento.
11.1.14. INFORMACIÓN CONTABLE
La información contable del Grupo Boticário cumple con los requisitos legales y las mejores prácticas, incluida la contratación de auditorías externas acreditadas para garantizar la idoneidad de sus controles internos.
Toda la información que es de conocimiento público está en el sitio web y materiales institucionales del Grupo Boticário. En caso de cualquier inquietud, puedes consultar al equipo responsable de Comunicación y Reputación de la compañía.
11.1.15. APROPIACIÓN DE ACTIVOS
El Grupo Boticário rechaza la apropiación indebida de sus activos o de los bienes de cualquier persona. Durante campañas, eventos y situaciones similares, se prohíbe la apropiación de los elementos que componen los entornos y stands. La directriz también aplica a los productos en fase de desarrollo o incluso a aquellos en fase de prueba.
11.1.16. REGALOS, OBSEQUIOS, INVITACIONES Y HOSPITALIDADES
Los regalos, obsequios, invitaciones y hospitalidades ofrecidos a los colaboradores del Grupo Boticário deben ser considerados con especial cautela, ya que podrían indicar posibles favoritismos y perjudicar los intereses de la empresa.
En ese sentido, es responsabilidad de cada individuo conocer las restricciones y limitaciones en lo que respecta a la entrega y recepción de regalos, obsequios, invitaciones y atenciones, y cumplir con todos los lineamientos y aprobaciones establecidas en este documento.
1) REGALOS Y OBSEQUIOS:
RECEPCIÓN:
- Los colaboradores del Grupo Boticário en Colombia podrán recibir regalos y obsequios, así como tarjetas/bonos de regalo, siempre que sea ocasional, proporcional, adecuado y que el valor no exceda la suma de CUATROCIENTOS MIL PESOS (COP$ 400.000). No obstante, no se permite recibir artículos de ningún valor en caso de existir un conflicto de interés, o si se busca influenciar la conducta de la persona que recibe el artículo.
- Siempre que el valor del obsequio exceda el valor previamente establecido o genere un conflicto de interés, es responsabilidad del colaborador rechazarlo y reportarlo al área de Conducta. En situaciones en las que el rechazo no sea viable debido a razones culturales o por dificultades logísticas en la devolución, el colaborador deberá consultar su situación particular con al área de Conducta a través del correo electrónico [email protected].
- En todo caso, está prohibido recibir dinero en efectivo, cualquiera que sea el monto y la ocasión.
- El ofrecimiento de regalos y obsequios por parte del Grupo Boticário en Colombia a su red de aliados comerciales, también se encuentra limitada a la suma de CUATROCIENTOS MIL PESOS (COP$ 400.000) y estos también deben ser proporcionales, adecuados y razonables.
- Se encuentra prohibido ofrecer regalos, obsequios y atenciones a servidores públicos, tanto nacionales como extranjeros. En casos excepcionales, es responsabilidad del colaborador consultar previamente la situación particular con el área de Compliance.
2) INVITACIONES Y HOSPITALIDADES:
Está permitido recibir atenciones, invitaciones a eventos, cursos y propuestas similares, sin embargo, ello debe regirse por rigurosos estándares éticos y de integridad. En ningún caso, lo anterior puede vincularse o relacionarse con la obtención de ganancias personales, recompensas por tratos cerrados o intercambio de favores o beneficios, ya sea de manera implícita o explícita.
Las invitaciones para disertar y participar en eventos podrán ser aceptadas siempre y cuando no incluyan pasajes aéreos y alojamiento. Siempre será necesaria la autorización del Country Manager, quien además será el responsable de seleccionar quién representará a la compañía en el evento.
Respecto de las invitaciones a comidas, estas se pueden aceptar siempre y cuando sea en un contexto comercial relevante para la empresa. Es fundamental que las personas involucradas estén directamente vinculadas al tema y se recomienda que un colega o superior jerárquico acompañe al colaborador invitado.
3) LINEAMIENTOS GENERALES RELACIONADOS CON REGALOS, OBSEQUIOS, INVITACIONES Y HOSPITALIDADES:
No se deben aceptar regalos, invitaciones ni atenciones de forma frecuente por parte de los colaboradores, para evitar cualquier apariencia de una ventaja indebida.
Es fundamental que el colaborador siempre hable con su Country Manager acerca de cualquier ofrecimiento y, será este último, el responsable de autorizar o rechazar la invitación tomando en cuenta las condiciones generales de la misma. En caso de duda, se debe consultar al área de Conducta ([email protected]).
Es importante que los proveedores y socios comerciales conozcan los límites para recibir regalos y obsequios del Grupo Boticário. La comunicación de estos parámetros en cada equipo corresponde a los superiores jerárquicos.
Todo colaborador que reciba un regalo, obsequio o atención, incluso si está dentro de los parámetros establecidos en este Código de Conducta, deberá informar de la recepción de mismo a través del Canal de Conducta³.
³No es necesario informar la recepción de obsequios de valor simbólico. Ej.: lápiz, diario, calendario, llavero.
11.1.17. VENTA DE PRODUCTOS A COLABORADORES
Los colaboradores pueden comprar los productos vendidos por el Grupo Boticário en Colombia con descuento. Se encuentra prohibida la reventa de estos productos con fines de lucro.
11.1.18. PARTICIPACIÓN POLÍTICA Y ENTIDADES RELACIONADAS
El Grupo Boticário valora la diversidad política y considera que el debate es enriquecedor en la medida que promueve la democracia y la pluralidad de ideas. También reconoce que la afiliación política es un asunto individual y, por lo tanto, mantiene una posición neutral durante los períodos electorales y promueve esta misma imparcialidad entre los colaboradores en el entorno laboral. En consecuencia, se prohíbe la distribución de material relacionado con partidos o candidatos políticos en las instalaciones del Grupo Boticário.
El Grupo Boticário no realiza aportes económicos ni donaciones a partidos políticos. Está prohibido apoyar o contribuir a partidos políticos en nombre de la empresa.
En el caso de que algún colaborador sea designado como representante del Grupo Boticário en comités directivos de asociaciones profesionales y similares que tengan influencia en el mercado en el que opera la compañía, esta designación debe ser aprobada por el Country Manager y el Vicepresidente de Asuntos Corporativos.
11.2. NUESTRA FORMA DE HACER NEGOCIOS
El Grupo Boticário son reconocidos por la integridad en la conducción de sus negocios y tienen como objetivo promover, junto con sus partes interesadas (proveedores, prestadores de servicios, colaboradores, socios comerciales, entre otros), un mercado más ético, inclusivo y transparente.
Rechazamos de forma contundente cualquier acto relacionado con el lavado de dinero, la financiación del terrorismo u otras actividades delictivas que involucren la simulación u ocultación de recursos financieros. Reconocemos que es parte de nuestra responsabilidad prevenir que nuestras operaciones y negocios sean utilizados para llevar a cabo actos ilícitos. En ese sentido, implementamos los procedimientos y controles necesarios para cumplir con la legislación aplicable.
Adicionalmente, el Grupo Boticário reconoce la importancia de cada uno de sus colaboradores y les exige actuar de forma responsable e integra durante el desempeño de sus funciones. El compromiso de cada individuo es un pilar crucial para el éxito del negocio, y la conducta en el ámbito laboral debe estar completamente exenta de cualquier comportamiento que desestime los intereses del Grupo Boticário.
Siempre se debe buscar la correcta ejecución de los procedimientos y la precisión con la documentación e información proporcionada dentro del contexto laboral. Así mismo, se procura que los superiores jerárquicos sean tratados en igualdad de condiciones respecto de aquellos a los que supervisan, para fomentar el desarrollo y el intercambio de ideas, así como la responsabilidad por los resultados obtenidos bajo su supervisión.
Comprendemos que a través de esta mentalidad podemos ser inquietos y apasionados por la ejecución, buscando el éxito responsable, sin perder la integridad que siempre ha guiado los negocios del Grupo Boticário.
11.2.1. NOSOTROS Y LOS SOCIOS COMERCIALES
Los productos del Grupo Boticário llegan a los consumidores a través de diversos canales de venta y se distribuyen tanto en Colombia, como en otros países. “Cultivamos nuestras relaciones” es una de nuestras esencias y, por ello, las relaciones con nuestros socios comerciales trascienden del enfoque convencional, basándose en el respeto, el profesionalismo, la colaboración y la promoción de la diversidad, la inclusión y la transparencia.
En algunos casos, es posible que potenciales socios comerciales envíen muestras de sus productos y servicios para que las áreas interesadas los evalúen antes de considerar su contratación. Estas situaciones deben ser abordadas con total transparencia, ya que podrían percibirse como un posible conflicto de interés. Es esencial analizar cada caso con el Country Manager y, si fuera necesario, contactar al área de Conducta para recibir orientación adicional ([email protected]).
11.2.2. NOSOTROS Y LOS CONSUMIDORES
Tenemos el brillo en los ojos y estamos comprometidos en satisfacer, conquistar y mantener siempre la preferencia de nuestros consumidores.
Las inversiones del Grupo Boticário, aliadas con la pasión de nuestros colaboradores, permiten la creación y producción de productos innovadores y de alta calidad, enfocados en embellecer la vida. El Grupo Boticário y las compañías que lo integran no escatiman esfuerzos para entregar productos y servicios que superen las expectativas de los consumidores. Todo esto se complementa con nuestra incesante búsqueda de transformar cada interacción en una experiencia única a través de la belleza que transmitimos.
11.2.3. NOSOTROS Y LOS PROVEEDORES
Para que los planes se conviertan en acciones y resultados, el Grupo Boticário en Colombia cuenta con alianzas con varios proveedores. La selección de estos socios comerciales es estricta, sin favoritismo alguno, y se basa en la mejor relación costo-beneficio para el Grupo Boticário, sus clientes y consumidores. Toda y cualquier negociación para la contratación de un profesional de las empresas con las que el Grupo Boticário tiene relaciones comerciales debe realizarse a través del diálogo basado en la confianza y la transparencia.
11.2.4. NOSOTROS Y LAS UNIONES SINDICALES
En el Grupo Boticário respetamos la libertad de asociación, reconocemos las entidades sindicales y los representantes de los colaboradores y promovemos un diálogo continuo en relación con asuntos laborales o sindicales.
11.2.5. NOSOTROS Y LOS ÓRGANOS GUBERNAMENTALES
El Grupo Boticário nos esforzamos por establecer y mantener relaciones constantes y abiertas con diversas instancias del poder público, promoviendo un diálogo abierto y constructivo que pueda contribuir a mejoras en el ámbito gubernamental.
Nuestra relación con las autoridades públicas se basa en el respeto y la seriedad, con el objetivo de mantener una interacción honesta y transparente, siempre en cumplimiento de la legislación aplicable.
En las situaciones de inspección, de cualquier naturaleza, se instruye a los colaboradores responsables del servicio para que actúen de acuerdo con la legislación vigente. Nuestra firme postura ética se refleja en la prohibición expresa de otorgar cualquier tipo de ventaja o privilegio a los funcionarios públicos nacionales o extranjeros.
La lucha contra la corrupción es responsabilidad de todos y ofrecer o conceder ventajas indebidas a funcionarios públicos, así como financiar actos ilícitos, son conductas ilegales, injustificables e inaceptables en cualquier contexto.
En ese sentido y de conformidad con la Ley 1778 de 2016, se encuentra expresamente prohibido dar, ofrecer, o prometer, a un servidor público nacional o extranjero, directa o indirectamente: (i) sumas de dinero, (ii) cualquier objeto de valor pecuniario u (iii) otro beneficio o utilidad, a cambio de que el servidor público; realice, omita, o retarde, cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción de la compañía.
Las señales de alerta de posibles riesgos de corrupción o soborno deben ser comunicadas inmediatamente al área de Compliance ([email protected]), o través del Canal de Conducta.
11.2.6. NOSOTROS Y LOS COMPETIDORES
En el Grupo Boticário respetamos profundamente a las demás empresas, en especial aquellas que actúan en el mercado de cosméticos y productos de belleza, y aseguramos una sana competencia, libre de espionaje u otras prácticas que no estén en línea con métodos leales y legales.
11.2.7. NOSOTROS Y LA SOCIEDAD
La relación del Grupo Boticário con la sociedad va más allá de los productos y servicios disponibles en las tiendas. Nuestro propósito es crear oportunidades para que la belleza transforme la vida de las personas y, por tanto, el mundo que nos rodea. Para ello, el Grupo Boticário desarrolla proyectos, mantiene programas de patrocinio y visitas institucionales con el objetivo de fortalecer su relación con diferentes públicos y también promover el desarrollo local y social.
Así, somos una empresa ESG, es decir Environmental, Social and Governance, que en español significa Ambiental, Social y Gobernanza. Al mirar nuestra historia, nos damos cuenta de que, a través de una sólida estructura de Gobernanza, siempre hemos tenido vocación por los temas de sostenibilidad, protección de la naturaleza y respeto a las personas. El cuidado y el respeto están en nuestro ADN y estos temas siempre han estado relacionados con nuestra misión y operaciones, respetando los estándares ambientales, sociales y administrativos.
Para ver detalles sobre nuestros compromisos ESG, consulte la información disponible en el sitio www.grupoboticario.com.br/es/una-belleza-de-futuro/
11.2.8. NOSOTROS Y EL MEDIO AMBIENTE
El Grupo Boticário no sólo difunde belleza a través de sus productos, sino también en su relacionamiento con el medio ambiente, contribuyendo para un mundo más bello. Además de cumplir con las leyes ambientales, respaldamos la preservación del medio ambiente con prácticas sostenibles y la promoción de una cultura de respeto por el patrimonio natural que se comparte con los colaboradores, consumidores, socios comerciales y proveedores.
En nuestras instalaciones supervisamos constantemente todas las actividades con el objetivo de utilizar los recursos de manera eficiente y reducir o eliminar los residuos y los impactos ambientales. Adicionalmente, contamos con una política de no testear productos en animales y otras iniciativas que reflejan la sostenibilidad en la estrategia de negocios.
En este sentido, el Grupo Boticário es líder en Brasil en la preservación del medio ambiente y la creación de la Fundación Grupo Boticário de Protección de la Naturaleza es el mejor ejemplo de su contribución para que la diversidad y riqueza del patrimonio natural sean un legado para las generaciones futuras.
El Grupo Boticário en Colombia reconoce la importancia del cumplimiento normativo y de una cultura de compliance en los negocios, de manera que constantemente se promueven las buenas prácticas y la integridad en todas nuestras empresas aliadas.
Para reforzar aún más esta posición, en 2015 se creó el área de Compliance dentro del Grupo Boticário, la cual implementó un programa estructurado en tres pilares: prevenir, detectar y responder. Este programa cuenta con el respaldo de la Alta Dirección y refuerza el gobierno corporativo con la designación de un Compliance Officer que cuenta con plena autoridad, independencia y autonomía en su gestión.
El proceso de gestión de conductas tiene un papel fundamental dentro del Programa de Compliance. La comunicación y educación continua previenen; el Canal de Conducta detecta incumplimientos y, finalmente, la respuesta se materializa con la aplicación de sanciones disciplinarias y educativas. Las sanciones disciplinarias varían según el tipo de incumplimiento y se aplican de conformidad con la legislación vigente y previo al análisis e investigación de la conducta.
El Grupo Boticário también cuenta con otras políticas corporativas que son de obligatorio cumplimiento para los colaboradores y están permanentemente disponibles para su consulta interna. El incumplimiento de dichas políticas también puede derivar en la aplicación de sanciones disciplinarias.
Siempre que se identifiquen casos de incumplimiento de este Código de Conducta, de nuestras políticas internas y/o la legislación aplicable, se deben informar a través del Canal de Conducta para proceder con el tratamiento correspondiente.
La confidencialidad e imparcialidad son premisas del proceso de gestión de conductas, respetándose todas las partes involucradas en los informes recibidos.
La redirección y medidas aplicables están a cargo del área de Compliance y del Comité de Conducta, quien reporta al Comité de Riesgos y Auditoría.
El Canal de Conducta es un canal independiente, que garantiza la confidencialidad y la preservación de la identidad del denunciante. Las denuncias y consultas podrán ser enviadas durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a cualquiera de los siguientes canales de contacto:
- conducta.grupoboticario.co
- 01-800-5189131 (atención a través de contestador automático)
El Canal de Conducta permite recibir informes las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Además, los informes se realizan de forma segura y pueden ser anónimos. Una estructura especializada y externa permite la recepción de todas las manifestaciones.
